Z24 – informacje ogólne o systemie

Czym jest Z24

Z24 to system wspierający pracę przedstawicieli handlowych oraz firm posiadających własne zespoły sprzedaży terenowej.

System pomaga organizować codzienną pracę handlowców, obsługę klientów, wizyty, zamówienia, produkty, trasy oraz wymianę informacji pomiędzy przedstawicielem handlowym a firmą.

Z24 był wcześniej rozwijany pod nazwą Zamawiaj24. Użytkownicy mogą nadal używać nazw „Zamawiaj24” lub „Zamawiaj”. Wszystkie te określenia mogą odnosić się do systemu Z24.

Nie należy poprawiać użytkownika, jeżeli posługuje się starszą nazwą.

Z czego składa się Z24

Z punktu widzenia użytkownika Z24 składa się przede wszystkim z dwóch części:

1. aplikacji mobilnej Z24 na urządzenia z systemem Android,

2. panelu administracyjnego dostępnego przez przeglądarkę internetową.

Obie części korzystają z danych tej samej firmy, ale służą do innych zadań.

Aplikacja mobilna Z24

Aplikacja mobilna jest przeznaczona przede wszystkim dla przedstawicieli handlowych pracujących w terenie.

Handlowiec korzysta z niej podczas codziennej pracy z klientami.

W zależności od konfiguracji firmy aplikacja może umożliwiać między innymi:

• dostęp do przypisanych kontrahentów,

• przeglądanie danych klienta,

• tworzenie zamówień i innych dokumentów,

• przeglądanie produktów i oferty,

• korzystanie z cen i warunków handlowych,

• rejestrowanie wizyt u klientów,

• wykonywanie i dodawanie zdjęć do wizyt,

• planowanie i realizowanie tras,

• przeglądanie historii współpracy z klientem,

• synchronizację danych z systemem Z24.

Zakres dostępnych funkcji może zależeć od konfiguracji firmy i uprawnień użytkownika.

Panel administracyjny Z24

Panel administracyjny działa w przeglądarce internetowej.

Korzystają z niego przede wszystkim administratorzy firm, kierownicy sprzedaży, osoby zarządzające oraz inni użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia.

Panel służy między innymi do zarządzania danymi wykorzystywanymi przez przedstawicieli handlowych oraz do kontroli i analizy ich pracy.

W zależności od konfiguracji firmy można w nim między innymi:

• zarządzać użytkownikami i zespołem,

• zarządzać kontrahentami,

• zarządzać produktami i ofertą,

• przeglądać dokumenty i zamówienia,

• zarządzać przedstawicielami handlowymi,

• analizować wizyty handlowe,

• przeglądać zdjęcia wykonane podczas wizyt,

• zarządzać trasami przedstawicieli,

• korzystać z raportów i analiz,

• konfigurować sposób działania wybranych funkcji Z24,

• zarządzać integracjami i sposobem przekazywania zamówień.

Nie każdy użytkownik panelu posiada dostęp do wszystkich funkcji. Zakres widocznych danych i operacji zależy od jego roli i uprawnień.

Zespół

Zespół reprezentuje firmę lub organizację korzystającą z Z24.

Dane takie jak użytkownicy, kontrahenci, produkty, dokumenty i konfiguracja są związane z odpowiednim zespołem.

Jeden użytkownik może w określonych sytuacjach posiadać dostęp do więcej niż jednego zespołu.

Użytkownicy i role

W Z24 mogą występować różne role użytkowników.

Przedstawiciel handlowy

Przedstawiciel handlowy, nazywany również handlowcem lub PH, pracuje przede wszystkim w aplikacji mobilnej.

Obsługuje przypisanych klientów, realizuje wizyty i może tworzyć dokumenty oraz zamówienia.

Kierownik

Kierownik może nadzorować pracę przypisanych przedstawicieli handlowych oraz analizować ich aktywność i wyniki.

Zakres jego dostępu zależy od konfiguracji i nadanych uprawnień.

Administrator

Administrator zarządza zespołem i jego danymi w panelu administracyjnym.

Posiada szerszy zakres uprawnień niż standardowy użytkownik.

Pozostali użytkownicy

W zależności od konfiguracji firmy w Z24 mogą występować również inne role, na przykład użytkownicy posiadający dostęp tylko do wybranych danych lub raportów.

Kontrahenci

Kontrahent to klient lub punkt handlowy obsługiwany w Z24.

Kontrahenci mogą być przypisywani przedstawicielom handlowym i wykorzystywani podczas tworzenia wizyt, tras oraz dokumentów.

Dane kontrahenta mogą obejmować między innymi nazwę, adres, dane kontaktowe, informacje handlowe oraz inne informacje potrzebne podczas jego obsługi.

Produkty

Z24 może przechowywać ofertę produktową firmy.

Produkty mogą posiadać między innymi nazwy, indeksy, kody, ceny, jednostki, zdjęcia i inne informacje potrzebne przedstawicielowi podczas pracy z klientem.

Zakres informacji oraz dostępność produktów może zależeć od konfiguracji firmy.

Dokumenty i zamówienia

Przedstawiciel handlowy może tworzyć w Z24 dokumenty związane z obsługą klienta.

Jednym z najważniejszych rodzajów dokumentów jest zamówienie.

Dokument może zawierać kontrahenta, produkty, ilości, ceny oraz inne informacje wymagane przez firmę.

Po utworzeniu dokument może być dalej przetwarzany zgodnie z konfiguracją firmy.

Zamówienia mogą być między innymi przekazywane do dystrybutora, dostawcy lub zewnętrznego systemu firmy.

Sposób przekazywania zamówień zależy od konfiguracji i integracji wykorzystywanej przez daną firmę.

Dystrybutorzy i dostawcy

Z24 umożliwia obsługę zamówień kierowanych do dystrybutorów lub dostawców.

Firma może posiadać własną listę dystrybutorów, a Z24 może również umożliwiać współpracę pomiędzy firmami korzystającymi z platformy.

Szczegółowy sposób działania zależy od konfiguracji danego zespołu.

Wizyty handlowe

Z24 może służyć do rejestrowania pracy przedstawiciela u klienta.

Wizyta jest powiązana z kontrahentem i przedstawicielem handlowym.

W zależności od konfiguracji podczas wizyty mogą być zapisywane dodatkowe informacje, wykonywane zdjęcia oraz rejestrowane czynności związane z obsługą klienta.

Zdjęcia z wizyt

Przedstawiciele mogą wykonywać zdjęcia związane z wizytą.

Zdjęcia mogą być później dostępne w panelu administracyjnym wraz z informacjami o wizycie, kontrahencie, przedstawicielu oraz kategorii zdjęcia.

Dostępność tej funkcji zależy od konfiguracji Z24.

Trasy

Z24 posiada funkcje wspierające planowanie i analizę tras przedstawicieli handlowych.

Trasa może zawierać punkty odwiedzane przez handlowca w danym dniu.

System może wspierać obliczanie długości i czasu przejazdu po drogach oraz optymalizowanie kolejności punktów trasy.

Dane tras mogą być później wykorzystywane do analizy pracy przedstawiciela.

Raporty i analizy

Panel administracyjny Z24 umożliwia analizowanie danych zgromadzonych podczas pracy zespołu.

Raporty mogą dotyczyć między innymi:

• dokumentów i zamówień,

• sprzedaży,

• kontrahentów,

• przedstawicieli handlowych,

• wizyt,

• tras,

• aktywności zespołu.

Dostępne raporty zależą od konfiguracji systemu i uprawnień użytkownika.

Synchronizacja aplikacji mobilnej

Aplikacja mobilna wymienia dane z systemem Z24.

Dzięki synchronizacji przedstawiciel otrzymuje aktualne dane potrzebne do pracy, a informacje utworzone w aplikacji mogą zostać przekazane do systemu.

Jeżeli użytkownik zgłasza problem z brakiem danych, nieaktualnymi danymi lub niewidocznym dokumentem, należy brać pod uwagę możliwość, że problem może być związany z synchronizacją.

Nie należy jednak zakładać przyczyny bez jej potwierdzenia.

Integracje

Z24 może wymieniać dane z zewnętrznymi systemami wykorzystywanymi przez firmy.

Integracje mogą dotyczyć między innymi produktów, kontrahentów oraz zamówień.

Sposób integracji zależy od konkretnego wdrożenia i konfiguracji firmy.

Jeżeli użytkownik pyta o szczegóły konkretnej integracji, należy korzystać z dokumentacji dotyczącej tej integracji.

Uprawnienia i dostęp do danych

Nie wszyscy użytkownicy Z24 widzą te same dane.

Widoczność danych oraz możliwość ich edycji zależą od roli użytkownika, zespołu, przypisań oraz konfiguracji firmy.

Jeżeli jeden użytkownik widzi funkcję lub dane, których nie widzi inny użytkownik, nie oznacza to automatycznie błędu systemu.

Ważna zasada dla pomocy technicznej

Ten dokument opisuje ogólną strukturę i przeznaczenie Z24. Nie jest instrukcją obsługi poszczególnych funkcji.

W przypadku pytania o sposób wykonania konkretnej operacji należy korzystać z odpowiedniego artykułu w bazie wiedzy.

Nie należy tworzyć instrukcji na podstawie samej ogólnej wiedzy o systemie.

Jeżeli odpowiedniej instrukcji nie ma w bazie wiedzy albo dostępne informacje nie pozwalają udzielić pewnej odpowiedzi, sprawę należy przekazać do pomocy technicznej.